会议接待工作是一个涉及面很广的工作，它包含了会议活动中很多个环节，比如：迎宾、会议签到、场地布置、人员调配、宴会安排、节目策划等多个环节的有效配合，在这其中任何一个环节出现问题都关系着整场活动的成败。我们作为会议活动的执行人员，需要注意的问题有很多。包头米廷会展总结出以下几个必不可少的环节：
第一，背景板是保证参加会议嘉宾对我们产生良好第一印象的首要环节，因为背景板能给人带来最直观的视觉冲击效应。背景板的制作一般使用桁架和宝丽布喷绘，色彩和内容搭配要协调，大方，紧扣会议主题。
第二，会议报到预先准备好报道能用到的一些常用设备，报道台要布置到明显的位置，接待人员要分工明确、着装统一、语言规范、面带微笑。
第三、会场内部布置要突显会议主题，桌型和桌椅布置要和会议整体基调和谐统一，同时还要安装一定的灯光，以增强会议气氛。
第四、一般的会议活动都会安排活动晚宴，晚宴主持人要根据晚宴的内容和性质选择，主持人服装、造型和台词也要根据活动晚宴的内容设定。
第五、宴会演出节目的选择要遵循紧扣会议主题的原则，节目选择要合理，舞台灯光、舞美效果要搭配适宜。
第六、在宴会中要想使宴会达到一个高潮就要在适当的时候进行一些嘉宾互动的小活动，既带动了嘉宾的情绪，也能渲染宴会活动的气氛。
在整个会议活动中只要做到以上几个环节的有效配合和畅通沟通，就基本上可以保证整体会议接待的成功。
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